Installateur kiezen
Vier vragen over merken, beheer, storingen en eigendom van data.
Aanbesteding toegangscontrolesysteem: zo bereid je hem voor
Wat je vastlegt voordat de aankondiging op TenderNed staat: deuren, eisen zonder merknamen, beheer, exit en gunningscriteria. Voor inkopers, security- en facilitair managers bij overheid, onderwijs, zorg, corporaties en infra.
Voorbereiden
Begin bij de deuren
Reken met een looptijd van acht tot tien jaar; het sluitsysteem eronder gaat vaak langer mee. De aanbesteding legt vast wat je in die jaren krijgt. Wat er niet in staat, wordt later meerwerk of een discussie.
De basis is een deurenlijst. Een lijst die "ongeveer 400 deuren" zegt, levert vier inschrijvingen op die elk een andere 400 bedoelen. Leg per gebouw vast: hoeveel deuren, welk type (buitendeur, brandwerend, met dranger of automaat), welke cilinder of lezer er nu zit, of er stroom en netwerk bij de deur is, en wie er doorheen moet.
Noteer ook hoe vaak de toegang wijzigt en met welke systemen het nieuwe systeem moet praten, zoals je personeelsadministratie, de brandmeldinstallatie of de liften. Heb je een mechanisch sluitplan, zoek dan uit wie het certificaat heeft en hoeveel sleutels er in omloop zijn. Hoe je een sluitplan opbouwt, lees je in sluitplan opstellen.
Programma van eisen
Vraag uit wat de deur moet doen
De artikelen hieronder gelden voor aanbestedende diensten bij een Europese aanbesteding boven de drempel; onder de drempel en voor organisaties die geen aanbestedende dienst zijn, zijn het goede gewoonten.
De Aanbestedingswet 2012 is hier duidelijk over. Artikel 2.76 lid 3 verbiedt een verwijzing naar een merk, fabrikaat of type die bepaalde ondernemingen bevoordeelt of uitsluit, tenzij het voorwerp van de opdracht dat rechtvaardigt. Lid 4 staat een merk of type ook toe als het voorwerp van de opdracht niet anders voldoende nauwkeurig te beschrijven is; dan zet je er "of gelijkwaardig" bij. Verwijs je naar een norm, dan zet je er "of gelijkwaardig" bij (lid 2). Het alternatief is uitvragen in prestatie-eisen en functionele eisen (lid 1 onder b).
Functioneel uitvragen levert ook betere inschrijvingen op. Je krijgt dan per deur een systeem dat de eis haalt, ook als dat een ander merk is dan wat er nu hangt.
| Onderwerp | Merkgebonden formulering | Functionele formulering |
|---|---|---|
| Cilinder | Cilinder van merk X, type Y | Elektronische cilinder die offline werkt, elke opening registreert en waarvan je rechten centraal intrekt |
| Energie | Batterij van type Z | Werkt zonder batterij in de deur, of noem de maximale vervangingsfrequentie |
| Toegangsmiddel | Tag van merk X | Tag, sleutel of mobiele sleutel; geef aan waar telefoons niet zijn toegestaan |
| Actualiteit | Online lezer op elke deur | Ingetrokken recht is binnen een vastgestelde tijd actief op de deuren waar dat nodig is |
| Bestaand systeem | Uitbreiding op systeem X | Koppeling met het bestaande systeem X; noem welke gegevens over en weer moeten |
Die laatste rij is een uitzondering die je goed moet formuleren. Een bestaand systeem waar het nieuwe mee moet koppelen, is een gegeven. Schrijf dat als koppeling op, en schrijf het nieuwe systeem zelf functioneel uit.
Wees ook kritisch op realtime. Een bedraad systeem met wandlezers en controllers geeft directe controle, maar vraagt stroom en netwerk naar elke deur. Voor een vliegveld of bank is dat nodig. In een zorginstelling of schoolgebouw volstaat op de meeste deuren een offline cilinder. Een vergelijking per situatie staat in systemen vergelijken.
Migratie
Overstappen zonder vast te lopen
Bijna niemand begint op een leeg gebouw. Beschrijf in de uitvraag wat er blijft hangen, wat er vervangen wordt en in welke volgorde. Gefaseerd overstappen kan meestal: eerst de deuren met het meeste risico of de meeste wisselingen, daarna de rest als die aan vervanging toe is.
Vendor lock-in voorkom je met drie afspraken. De licenties van de beheersoftware staan op naam van de opdrachtgever. De toegangsmatrix en het logboek zijn op elk moment te exporteren in een open formaat. En er is een exitregeling: wat de leverancier aan het einde overdraagt (gegevens, database, documentatie) en binnen welke termijn. Spreek dat af voordat je gunt; na de gunning is je onderhandelingspositie een stuk kleiner.
Beheer en hosting
Neem de jaren na de oplevering mee
Na de oplevering komt het werk dat jaren doorloopt: autorisaties wijzigen, software bijwerken, back-ups, storingen, batterijen. Veel uitvragen noemen dat in een bijzin. Vraag ook uit wie dat doet, binnen welke termijn een beheerverzoek is uitgevoerd en hoe een storing gemeld wordt.
Bij hosting is de vraag waar de software en de gegevens staan. Sommige systemen draaien in de cloud van de fabrikant, andere op een server van jezelf of van je beheerpartij. Vraag naar ISO 27001 en lees de scope en de Verklaring van Toepasselijkheid erbij: dekt het certificaat de hostingdienst die je inkoopt? Meer hierover op hosting en beheer.
Wet en normen
Welke wetten je in de uitvraag terugziet
Een toegangscontrolesysteem raakt meerdere kaders tegelijk. Welke voor jou gelden, hangt af van je sector en of je bent aangewezen. Zet in de uitvraag wat je moet kunnen aantonen.
| Kader | Wat het over toegang zegt | Wat je in de uitvraag zet |
|---|---|---|
| Cyberbeveiligingswet (NIS2) | Artikel 21 lid 3 onder i: toegangsbeleid en beheer van assets | Registratie wie toegang heeft, audit trail op kritieke ruimtes, intrekken op afstand |
| Wwke (CER) | Artikel 15 lid 1 onder b: fysieke bescherming, met onder meer toegangscontroles; alleen voor aangewezen kritieke entiteiten | Zones en toegangsrechten per kritieke locatie |
| BIO2 | Maatregelen 7.1 tot en met 7.4 (fysieke beveiliging) en 5.15 en 5.18 (toegangsrechten) | Beveiligingszones, uitgifte en intrekking, logboek voor serverruimtes en archieven |
| AVG | Een toegangslog bevat persoonsgegevens | Wie de log mag inzien, waarvoor, en hoe lang de leverancier hem bewaart |
De uitleg per kader staat in de kennisbank: NIS2 en fysieke toegang, de Wwke, BIO2 en privacy bij de toegangslog. Een certificaat van de leverancier betekent niet dat jouw organisatie aan de wet voldoet. Dat stelt een toezichthouder vast.
Gunnen
Gunnen op prijs en kwaliteit over de hele looptijd
Het uitgangspunt van de wet is de beste prijs-kwaliteitverhouding. Gun je op laagste prijs of op laagste levenscycluskosten, dan motiveer je dat in de aanbestedingsstukken (artikel 2.114). Levenscycluskosten kun je ook binnen de beste prijs-kwaliteitverhouding meewegen; de gegevens en de rekenmethode zet je dan in de stukken (artikel 2.115a).
Bij toegangscontrole maakt dat verschil. Een systeem met lage hardwareprijzen en hoge jaarlicenties kan over acht jaar meer kosten dan het omgekeerde. Zet de terugkerende posten daarom in het prijsblad, met fictieve hoeveelheden die op je eigen deurenlijst zijn gebaseerd. Waar de kosten van toegangscontrole vandaan komen, lees je in wat kost toegangscontrole.
Kwaliteitscriteria werken het best als ze concreet zijn: een plan van aanpak voor de migratie, het beheerproces na oplevering, de exit. En houd geschiktheidseisen in verhouding tot de opdracht (artikel 1.10). Een referentie-eis die alleen de zittende leverancier haalt, levert één inschrijving op.
Valkuilen
Wat vaak misgaat
Een merk in het programma van eisen zonder "of gelijkwaardig". Dat komt bijna altijd terug als vraag in de nota van inlichtingen en kost een ronde. Een deurenlijst die een schatting is, waardoor het prijsblad niet klopt met wat er na de gunning gemonteerd wordt. En een online lezer op elke deur, waar de helft van de deuren met een offline cilinder hetzelfde doet.
We zien ook uitvragen waarin het beheer, de licenties of de exit ontbreken. Die gaan goed tot het moment dat je wilt overstappen. Kijk voor de procedure zelf op TenderNed: daar zie je per aankondiging de procedure, het type opdracht en de CPV-code. Voor een toegangscontrolesysteem is dat meestal 42961100-1.
KEYROL
Wat KEYROL doet
We werken merkonafhankelijk, met voor elk type product minstens twee opties. Ons ISO 9001-certificaat heeft als toepassingsgebied: "Het adviseren, verkopen, implementeren, onderhouden en beheren van (elektronische) toegangscontrolesystemen en deuren voor zakelijke opdrachtgevers." Ons ISO 27001-certificaat dekt "Hosting en beheer van elektronische toegangscontrolesystemen en beveiliging van data van klanten." We hebben ruim 3.850 sluitplannen in beheer.
We schrijven zelf in op aanbestedingen, en we denken mee in marktconsultaties. Buiten aanbestedingen helpen we ook met het opstellen van een programma van eisen. Wil je weten wat dat voor jouw situatie betekent, neem contact op.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen
Hoe schrijf ik een programma van eisen voor een toegangscontrolesysteem zonder merknamen?
Beschrijf wat de deur moet doen: offline of online, met of zonder batterij, registratie van elke opening, hoe snel een ingetrokken recht actief is. Artikel 2.76 van de Aanbestedingswet staat een verwijzing naar een merk of type alleen toe als het voorwerp van de opdracht dat rechtvaardigt, of als je het voorwerp niet anders voldoende nauwkeurig kunt beschrijven; dan zet je er "of gelijkwaardig" bij. Moet het nieuwe systeem koppelen met een bestaand systeem, schrijf dat dan op als koppeling en vraag het nieuwe systeem functioneel uit.
Mag een leverancier die heeft meegedacht later inschrijven?
Dat kan. Artikel 2.51 van de Aanbestedingswet vraagt dan passende maatregelen van de aanbestedende dienst, zoals de informatie uit die voorbereiding met alle gegadigden delen en passende termijnen stellen. Uitsluiten mag alleen als er geen ander middel is om gelijke behandeling te verzekeren, en pas nadat de leverancier heeft kunnen aantonen dat zijn betrokkenheid de mededinging niet verstoort.
Moet ik een toegangscontrolesysteem op laagste prijs gunnen?
Nee. Het uitgangspunt is de beste prijs-kwaliteitverhouding (artikel 2.114 Aanbestedingswet). Gun je op laagste prijs of op laagste levenscycluskosten, dan motiveer je dat in de aanbestedingsstukken. Levenscycluskosten kun je ook binnen de beste prijs-kwaliteitverhouding meewegen; de gegevens en de rekenmethode zet je dan in de stukken (artikel 2.115a).
Hoe voorkom ik vendor lock-in bij een nieuw toegangscontrolesysteem?
Leg drie dingen vast voordat je gunt: de licenties staan op naam van de opdrachtgever, de toegangsmatrix en het logboek zijn op elk moment in een open formaat te exporteren, en er is een exitregeling die zegt wat de leverancier overdraagt en binnen welke termijn. Een functionele uitvraag zonder merknamen helpt ook: dan is een volgende aanbesteding niet aan het huidige merk gebonden.
Welke certificaten vraag ik van een leverancier van toegangscontrole?
ISO 9001 voor het kwaliteitssysteem. ISO 27001 als de leverancier je systeem host of beheert; vraag dan ook de scope en de Verklaring van Toepasselijkheid, zodat je ziet of de hostingdienst eronder valt. Bij een aanbesteding horen daar meestal een Gedragsverklaring Aanbesteden en een verzekeringsbewijs bij. Houd de eisen in verhouding tot de opdracht (artikel 1.10 Aanbestedingswet).
Wat vraagt de Cyberbeveiligingswet van een nieuw toegangscontrolesysteem?
Artikel 21 lid 3 onder i noemt toegangsbeleid en het beheer van assets. Voor de uitvraag betekent dat: je moet kunnen laten zien wie toegang heeft tot kritieke ruimtes, wie er wanneer was, en dat je toegang kunt intrekken. De wet schrijft geen merk of systeem voor.
Helpt KEYROL bij het opstellen van een programma van eisen?
Ja, buiten aanbestedingen helpen we met het opstellen van een programma van eisen. Bij een aanbesteding denken we mee in een marktconsultatie, als de aanbestedende dienst die houdt. We werken merkonafhankelijk, met voor elk type product minstens twee opties.
Verder lezen
Dit sluit hierop aan
Elektronische cilinder
Wat een elektronische cilinder doet en wanneer hij past.
Wat kost een sluitplan
Waar de prijs van een sluitplan vandaan komt.
Hosting en beheer
Autorisaties, updates, back-ups en storingen bij één partij.
Contact
Bespreek je aanbesteding of programma van eisen.
Vrijblijvend gesprek
Een aanbesteding voorbereiden? Bespreek het met ons
Een goede aanbesteding begint bij de deuren die er nu zijn en houdt rekening met de jaren beheer na de oplevering. In een vrijblijvend gesprek lopen we met je door hoe je dat voorbereidt: de inventarisatie, de eisen per deur, de overstap van het oude systeem en het beheer daarna. Je weet daarna wat je in de uitvraag vastlegt en wat je aan de markt overlaat.
Liever even bellen? 026 361 09 09