Hosting en beheer
KEYROL host en beheert je toegangssysteem, ook in de cloud van de fabrikant.
Wie mag zien wie de deur opende? Privacy bij digitale sloten
Wat de AVG vraagt van een toegangslog, wat de ondernemingsraad mag, en hoe KEYROL als onafhankelijke derde de log beheert. Voor werkgevers, verhuurders en zorgorganisaties.
Privacy
Elk elektronisch slot houdt bij wie er binnenkwam
Elk elektronisch slot houdt bij welke tag of telefoon wanneer een deur opende. Dat is precies waarom je het neemt: na een inbraak, een vermist medicijn of een discussie met een aannemer wil je weten wie er was. Maar dezelfde log laat ook zien hoe laat een medewerker binnenkwam, wanneer een huurder zijn berging opende of welke cliënt 's nachts over de afdeling liep. Op deze pagina lees je wat de AVG vraagt van een toegangslog, en hoe je voorkomt dat de log meer laat zien dan nodig is.
AVG
Een toegangslog is een persoonsgegeven
Een tag of mobiele sleutel staat in het systeem op naam. Elke regel in de log zegt dus iets over een herkenbaar persoon: waar die was en wanneer. Daarmee valt de log onder de AVG, ook als er alleen een tagnummer in staat dat je kunt terugleiden naar een naam.
Je mag een toegangslog bijhouden. De AVG vraagt wel dat je vooraf vastlegt:
Waarvoor je de log gebruikt. Beveiliging en onderzoek na een incident zijn gangbare doelen. Controleren hoe laat iemand begint, is een ander doel, en dat moet je apart kunnen onderbouwen.
Op welke grondslag. Voor beveiliging is dat meestal het gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f AVG). Je weegt dan af of je belang zwaarder weegt dan de privacy van de mensen in de log.
Wie de log mag inzien. Hoe minder mensen, hoe beter.
Hoe lang je de log bewaart. De AVG noemt geen termijn. Bewaar niet langer dan je doel vraagt.
Dat de mensen het weten. Medewerkers, huurders en bezoekers moeten weten dat hun openingen worden vastgelegd en waarvoor.
Bij stelselmatige controle van medewerkers kan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) verplicht zijn. Leg die vraag voor aan je functionaris gegevensbescherming.
Medewerkers
De ondernemingsraad beslist mee
Een toegangssysteem kan aanwezigheid en gedrag van medewerkers zichtbaar maken. Daarom heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht op de regeling voor zo'n systeem (artikel 27 lid 1 onder l Wet op de ondernemingsraden). Ook als het systeem bedoeld is voor beveiliging, telt dat het geschikt is om medewerkers te volgen. Een heldere afspraak over wie de log mag inzien en wanneer, maakt die instemming een stuk eenvoudiger.
Huurders en cliënten
Huurders, bewoners en cliënten
Voor een woningcorporatie of VvE geldt hetzelfde. De log van de entree of de bergingen zegt iets over het leven van bewoners. Gebruik hem voor beveiliging en voor onderzoek na een incident, en spreek af wie hem mag inzien.
In de zorg is extra zorgvuldigheid nodig. Waar een cliënt wanneer naartoe ging, kan iets zeggen over zijn gezondheid of over een maatregel onder de Wet zorg en dwang. Beperk de inzage daar tot wie het voor de zorg of de veiligheid echt nodig heeft.
Het probleem
Wie binnen je organisatie kijkt mee?
In veel organisaties heeft de facilitair medewerker, de beveiliger of de systeembeheerder volledige toegang tot de log. Dat is praktisch, maar het is ook het zwakke punt. Iedereen met toegang kan even kijken wanneer een collega binnenkwam, ook zonder reden. En na een incident krijg je de hele log, terwijl je één deur in één nacht nodig hebt.
Het is ook lastig uit te leggen, aan de ondernemingsraad, aan huurders en aan de Autoriteit Persoonsgegevens: hoe laat je zien dat niemand in de log bladert?
Onafhankelijke derde
KEYROL als onafhankelijke derde
KEYROL beheert de toegangssystemen van haar klanten en kan daarom tussen het systeem en je organisatie staan. Je kunt ervoor kiezen dat niemand binnen je organisatie zelf in de log kijkt. Heb je een vraag, bijvoorbeeld wie er in de nacht van een inbraak in de serverruimte was, dan stel je die schriftelijk aan KEYROL. KEYROL zoekt het antwoord op en levert alleen het deel uit dat bij je vraag hoort.
Dit geldt voor alle systemen die KEYROL beheert, ook als de log in de cloud van de fabrikant staat, zoals bij iLOQ, EVVA AirKey en Salto KS.
Politie en instanties
Politie of een andere instantie vraagt om gegevens
Het komt voor dat de politie na een inbraak of incident vraagt wie er op een bepaald moment binnen was. KEYROL levert dan alleen uit in twee gevallen:
Op schriftelijke opdracht van de klant. Jij blijft verantwoordelijk voor de gegevens en jij beslist. KEYROL zoekt het gevraagde deel op en levert het uit aan de instantie die jij aanwijst.
Bij een wettelijke vordering, zoals een vordering van de officier van justitie op grond van het Wetboek van Strafvordering.
Een verzoek zonder vordering komt dus altijd eerst bij jou terecht. Zo blijft de AVG-afweging bij de organisatie waar die hoort, en krijgt de instantie wat ze nodig heeft zonder dat de rest van de log mee de deur uit gaat.
Verantwoordelijkheid
Wie is verantwoordelijk?
Onder de AVG ben jij als werkgever, opdrachtgever of verhuurder de verwerkingsverantwoordelijke: jij bepaalt waarom de log er is en wat ermee gebeurt. KEYROL werkt voor de log als verwerker, op basis van een verwerkersovereenkomst, en handelt alleen op jouw instructie of als de wet dat vraagt.
Afspraken
Vijf afspraken om vast te leggen
- Het doel van de log, en welke doelen er niet onder vallen.
- Wie bij jou een verzoek mag indienen.
- Wie de uitkomst te zien krijgt.
- Hoe lang de log bewaard blijft.
- Hoe je omgaat met een verzoek van de politie of een andere instantie.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen
Mag een toegangssysteem vastleggen welke medewerker wanneer een deur opent, en wat zegt de AVG daarover?
Dat mag, als je er een duidelijk doel voor hebt en dat vooraf vastlegt. Een toegangslog is een persoonsgegeven. Leg vast waarvoor je het gebruikt, zoals beveiliging en onderzoek na een incident, wie het mag inzien en hoe lang je het bewaart. Gaat het om medewerkers, dan heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht (artikel 27 Wet op de ondernemingsraden). Het veiligst is dat niemand binnen je organisatie zelf in de log kan bladeren. KEYROL kan die rol als onafhankelijke derde nemen: KEYROL kijkt alleen in de log op jouw schriftelijke opdracht of bij een wettelijke vordering, en levert alleen het deel uit dat nodig is.
Mag ik de toegangslog gebruiken om werktijden te controleren?
Alleen als je dat doel vooraf hebt vastgelegd en kunt onderbouwen, en de ondernemingsraad heeft ingestemd. Een log die is ingericht voor beveiliging, mag je niet zomaar voor iets anders gebruiken. Wil je werktijden registreren, regel dat dan apart en open.
Kan de politie de toegangslog opvragen?
Ja. Een verzoek komt bij KEYROL eerst bij jou terecht, omdat jij verantwoordelijk bent voor de gegevens. KEYROL levert uit op jouw schriftelijke opdracht of bij een wettelijke vordering, zoals een vordering van de officier van justitie. Ook dan gaat alleen het gevraagde deel mee.
Hoe lang mag ik een toegangslog bewaren?
De AVG noemt geen vaste termijn. Bewaar de log niet langer dan je doel vraagt, en leg de termijn vast. Voor onderzoek na een incident is een termijn nodig die lang genoeg is om een incident te ontdekken.
Wie is verantwoordelijk: wij of KEYROL?
Jij bent de verwerkingsverantwoordelijke, KEYROL is verwerker. Jij bepaalt het doel en wie de uitkomst krijgt. KEYROL voert dat uit.
Werkt dit ook als de log in de cloud van de fabrikant staat?
Ja. KEYROL beheert ook systemen die in de cloud van de fabrikant draaien, zoals iLOQ, EVVA AirKey en Salto KS, en werkt daar op dezelfde manier.
Verder lezen
Dit sluit hierop aan
Sleutelbeheer
Wat je vastlegt, hoe uitgifte en inname werken, en wat je doet bij verlies.
Leefcirkels en de Wet zorg en dwang
Wat leefcirkels vragen van je deuren, sloten en toegangsrechten.
Liever even bellen? 026 361 09 09