Wie heeft er sleutels van deze deur?
Elke sleutel heeft een eigen nummer en een status: in omloop, op voorraad, defect, vermist of vernietigd. Je ziet dus hoeveel sleutels er zijn uitgegeven, maar ook welke er kwijt zijn en welke zijn vernietigd.
Je toegang vastgelegd, zonder dat jij het bijhoudt
Het KEYROL Access Management System (AMS) is het platform waarin wij jouw toegangscontrolesystemen, sluitplannen, deurbeheer, sleutels en bevoegdheden beheren. Alles op één plek, merkonafhankelijk. Jij stelt de vraag, wij hebben het antwoord, de hele looptijd van je sluitplan.
Waarom dit bestaat
Een sluitplan dat in losse bestanden leeft
Bij de meeste organisaties staat het kruisjesformulier, de matrix van welke sleutel welke deur opent, in een Excel-bestand. Dat bestand is één keer gemaakt en daarna gemaild, gekopieerd en aangepast. Wie de laatste versie heeft, is niet altijd duidelijk. Wie een kruisje heeft weggehaald en waarom, meestal ook niet.
Zolang er niets gebeurt, valt dat niet op. Het valt op bij een vertrekkende medewerker, een verloren sleutel, een audit of een sleutel die iemand komt halen van wie je niet zeker weet of hij daar over gaat. Dan begint het zoeken in mailboxen en oude mappen.
KEYROL AMS is gebouwd om dat zoeken te laten vervallen. Het is ons eigen platform, waarin wij jouw sluitplannen, sleutels en bevoegdheden beheren. Jij hoeft er niets in bij te houden.
Wat je eraan hebt
Vragen die je nu binnen een dag beantwoord krijgt
Wie mag er namens ons bestellen?
Wie eindverantwoordelijk is, wie het sluitplan mag laten wijzigen en wie sleutels mag bestellen of afhalen, ligt vast, inclusief het legitimatiebewijs dat jullie hebben afgesproken. Aan de balie hoeven we daar niet over te bellen.
Wat is er veranderd, en door wie?
Elke wijziging wordt vastgelegd met oude en nieuwe waarde. Vraagt je bestuur, een verzekeraar of een auditor wat er het afgelopen jaar aan jullie sluitplan is gebeurd, dan halen we dat overzicht eruit in plaats van het te reconstrueren.
En de lastigste: waar heeft een vertrokken medewerker allemaal sleutels of bevoegdheden? Die vraag zoeken we over al jouw sluitplannen en locaties heen op, in één keer.
Wat je van ons krijgt
Overzichten die de actuele stand tonen
Je beheert niets zelf. Wij houden de administratie bij en leveren je de overzichten die je nodig hebt, in een vorm die je direct kunt doorsturen of in je eigen dossier kunt opnemen.
Je krijgt de toegangsmatrix als opgemaakte Excel, met de stand van dat moment, in plaats van een bestand dat sinds vorig jaar is blijven liggen. Je krijgt het beheerformulier als PDF, waarin staat wie er namens jullie over gaat. Je krijgt sluitplan- en locatieoverzichten wanneer je erom vraagt. En bij elke uitgifte of inname van een sleutel hoort een bon op naam, met de status ervoor en erna.
KEYROL AMS en DoorAtlas zijn onderdeel van je hosting- en beheerfee, met een tarief per sluitplan.
WGHAMS01 — Woonstichting Grachtenhaven
Beheer dat je hier instelt, geldt automatisch voor alle sluitplannen van deze relatie (of een selectie). Een regel is een persoon met een set rechten.
Gemachtigden (voorheen gerechtigden)
Gemachtigd om bestaande sleutels en cilinders te bestellen en af te halen. Muteren mag alleen als een manager de gemachtigde daarvoor heeft gemachtigd. Managers hebben deze rechten altijd automatisch voor de sluitplannen die zij managen.
| Gemachtigde | Functie | Bevoegdheid | Groep | Sluitplannen | Model | Schriftelijk | Schr.+ID | Contract | Paspoort | Bedrijfspas |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Dhr. M. Jansen | Opzichter | Bestellen en afhalen | Alle groepen | Alle sluitplannen | ✓ | ✓ | – | – | ✓ | – |
| Mevr. A. Smit | Administratie | Bestellen en afhalen | Alle groepen | Alle sluitplannen | – | ✓ | – | – | – | – |
| Dhr. K. de Groot | Huismeester | Afhalen | Groep Noord | SP-1004 | – | ✓ | – | – | – | ✓ |
| Dhr. R. Bakker | Manager vastgoed | Bestellen, afhalen en muteren | Alle groepen | Alle sluitplannen | – | ✓ | – | – | ✓ | – |
Managers (voorheen mutatiebevoegden)
Mogen mutaties doorvoeren en beheren wie er gemachtigd is. Binnen hun beheergebied zijn ze automatisch ook gemachtigd.
| Manager | Functie | Voorwaarde | Gezamenl. | Sluitplannen |
|---|---|---|---|---|
| Dhr. R. Bakker | Manager vastgoed | – | – | Alle sluitplannen |
| Mevr. L. Visser | Teamleider beheer | – | – | SP-1003, SP-1004 |
Hoofdverantwoordelijke / eigenaar
Eindverantwoordelijk aan de klantkant en beslissingsbevoegd.
| Eigenaar | Functie | Voorwaarde | Sluitplannen |
|---|---|---|---|
| Mevr. S. de Wit | Directeur-bestuurder | – | Alle sluitplannen |
| Complexnr. | Adres | Naam | Sluitplannen | Opmerkingen |
|---|---|---|---|---|
| C-01 | Lindengracht Amsterdam 52.3793, 4.8838 | Lindengracht, Amsterdam | SP-1001 | – |
| C-02 | Kinkerstraat Amsterdam 52.3664, 4.8700 | Kinkerstraat, Amsterdam | SP-1001 | – |
| C-03 | Ferdinand Bolstraat Amsterdam 52.3553, 4.8920 | Ferdinand Bolstraat, Amsterdam | SP-1002 | – |
| C-04 | Javastraat Amsterdam 52.3634, 4.9395 | Javastraat, Amsterdam | SP-1003 | – |
| C-05 | Czaar Peterstraat Amsterdam 52.3698, 4.9302 | Czaar Peterstraat, Amsterdam | SP-1003 | – |
| C-06 | Van der Pekstraat Amsterdam 52.3887, 4.9175 | Van der Pekstraat, Amsterdam | SP-1004 | – |
| C-07 | Buiksloterweg Amsterdam 52.3860, 4.9020 | Buiksloterweg, Amsterdam | SP-1004 | – |
| C-08 | Bos en Lommerweg Amsterdam 52.3793, 4.8470 | Bos en Lommerweg, Amsterdam | SP-1005 | – |
Kaartgegevens © Kadaster / PDOK
Wat het betekent voor onze service
Waarom je hier als klant iets van merkt
Al je merken in één administratie.
Mechanische cilinders, elektronische wandlezers, beslag en hangsloten staan in dezelfde structuur, ongeacht het merk. Heb je meerdere systemen naast elkaar, dan hoef je niet per leverancier een apart overzicht op te vragen.
Je vraag ligt in een wachtrij, niet in een mailbox.
Bestellingen, mutaties en vragen stuur je naar beheer@keyrol.nl of je belt ze door. Ze komen binnen als werk met een nummer en een eigenaar bij ons. Of je aanspreekpunt nu op vakantie is of niet, je aanvraag blijft zichtbaar staan tot hij is afgehandeld.
Twee paar ogen op elke wijziging.
Een collega zonder wijzigingsrecht kan wel een voorstel indienen, maar het wordt pas doorgevoerd nadat een bevoegde beheerder het heeft gezien en goedgekeurd. Dat geldt ook voor wat jij zelf via het beheerformulier doorgeeft.
Tekeningen, contracten en gemaakte afspraken hangen aan je dossier in plaats van in de mailbox van een individuele medewerker. Wisselt er iemand bij ons, dan blijft de kennis over jouw panden staan.
De visuele laag
Van kruisjeslijst naar plattegrond
KEYROL DoorAtlas is de visuele kant van dezelfde administratie. Je klikt op de plattegrond op een deur en ziet welk systeem erin zit, in welke staat die is en welke gebruikersgroep er naar binnen mag.
AMS is de registratie, DoorAtlas laat hem zien.
Je gegevens
Wie waar naar binnen mag, is gevoelige informatie
De gegevens staan op een server binnen de Europese Unie en het verkeer met de applicatie is versleuteld. Inloggen kan alleen met tweestapsverificatie, en accounts bestaan uitsluitend op uitnodiging: zelf een account aanmaken kan niemand.
Toegang is per rol afgeschermd. Handelingen die je niet kunt terugdraaien, zoals het uitleveren van sleutels, zijn tot een beperkte groep medewerkers beperkt. Elke inlogpoging en elke wijziging wordt vastgelegd: wie, wat, wanneer, oude en nieuwe waarde. Er worden dagelijks back-ups gemaakt, die dertig dagen bewaard blijven.
Wat jij via het beheerformulier indient, wordt nooit ongezien aangepast: het origineel blijft als PDF bewaard naast de versie die wij hebben verwerkt.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen
Wat kost KEYROL AMS?
KEYROL AMS en DoorAtlas zijn onderdeel van je hosting- en beheerfee, met een tarief per sluitplan.
Moet ik zelf in het systeem werken?
Nee. Wij beheren de omgeving en sturen je de overzichten die je nodig hebt: de toegangsmatrix als Excel, het beheerformulier als PDF en sluitplan- of locatieoverzichten op aanvraag. Zelf bevoegdheden doorgeven doe je via een beveiligd formulier, zonder account.
Werkt dit ook als we systemen van verschillende merken hebben?
Ja. AMS registreert sluitplannen van elk merk en type in dezelfde structuur, mechanisch en elektronisch. Naast cilinders staan ook wandlezers, beslag en hangsloten erin.
Wat is het verschil met DoorAtlas?
AMS is de registratie: sluitplannen, sleutels, openingen, eigenaarschap en bevoegdheden. KEYROL DoorAtlas is de visuele plattegrondlaag daarbinnen. Ze horen bij elkaar.
Wat gebeurt er met de Excel-bestanden die we nu gebruiken?
Die nemen we over in het sluitplan. Je houdt een nette Excel, maar dan als export die de actuele stand toont in plaats van een los bestand dat je zelf moet bijwerken.
Waarom is inzicht in je toegangsdata belangrijk?
Veel organisaties doen niets met de gegevens uit hun toegangssysteem. Bij een elektronisch systeem laat de beheersoftware van dat systeem zien wie wanneer binnenkomt, welke deuren het meest gebruikt worden en waar de piekmomenten liggen; wij bekijken die gegevens daar. In AMS leggen we vast wie welke sleutel en welke rechten heeft. Daarmee verbeter je de veiligheid, je planning en je kostenbeheersing.
Wat is datagedreven toegangsbeheer?
Dat je je toegangsinformatie gebruikt om betere beslissingen te nemen: onderhoud plannen voordat er iets stukgaat, zien of autorisaties nog kloppen, en bij een audit kunnen aantonen hoe de toegang geregeld is.
Hoe helpt data bij het oplossen van praktische problemen?
De beheersoftware van een elektronisch systeem laat zien of een deur ongewoon vaak wordt geopend en hoe ruimtes werkelijk gebruikt worden. Daarmee plan je onderhoud voordat er iets stukgaat.
Bespaart datagedreven toegangsbeheer geld?
Op onderhoud wel. Plan je onderhoud op basis van het werkelijke gebruik dat de beheersoftware van je elektronische systeem laat zien, dan voorkom je storingen en gaat je hardware langer mee.
Van wie zijn de gegevens in KEYROL AMS?
Van jou. Je sluitplan, je sleuteladministratie, je autorisaties en je documenten blijven jouw eigendom. Wij beheren ze, jij bezit ze.
Kan ik er altijd bij?
Ja. Je kunt je toegangsmatrix op elk moment bij ons opvragen als Excel, met de actuele stand. Vraag je een export van je volledige sluitplan, dan leveren we die zonder kosten en zonder discussie.
Wat gebeurt er met onze gegevens als de samenwerking stopt?
Dan dragen we je sluitplangegevens en documentatie aan je over en werken we mee aan de overgang naar een andere partij. Je hoeft daar niet op te wachten: tijdens de looptijd kun je op elk moment een export bij ons opvragen, zonder kosten.
Waar staan de gegevens?
Op servers binnen de Europese Unie. De verbinding is versleuteld, inloggen vereist tweestapsverificatie en accounts bestaan alleen op uitnodiging. Elke wijziging wordt vastgelegd: wie, wat, wanneer, oude en nieuwe waarde. Er worden dagelijks back-ups gemaakt.
Verder lezen
Dit sluit hierop aan
KEYROL DoorAtlas
Je gebouwen als plattegrond: klik op een deur en zie wat erachter zit.
Sleutelbeheer
Weten hoeveel sleutels er in omloop zijn en bij wie ze liggen.
Hosting en beheer
Wij draaien en beheren je toegangssysteem, inclusief storingsafhandeling.
Demo
Vraag een demo aan
In een demo laten we zien hoe we sluitplannen, sleutels en bevoegdheden in KEYROL AMS en DoorAtlas vastleggen en in beeld brengen. Laat je naam en een e-mailadres of telefoonnummer achter. We nemen binnen een werkdag contact op om een moment te plannen.
Liever meteen bellen? 026 361 09 09
Eerst zelf kijken waar je staat? Doe de gratis Grip Test
Bedankt, je aanvraag is binnen
We nemen binnen een werkdag contact met je op om een demo te plannen.