Juridisch
Privacyverklaring
Deze privacyverklaring gaat over www.keyrol.nl, de website van KEYROL, handelsnaam van Sleutel- en Safespecialist W. van den Hoogen B.V., Bruningweg 4, 6827 BM Arnhem, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 09041979. Hij legt uit welke gegevens we verwerken als je onze website bezoekt of een formulier invult, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.
Laatst bijgewerkt: 26 oktober 2026.
Kort samengevat
We plaatsen geen cookies, we gebruiken geen trackers van derden en we verkopen of verhuren geen gegevens. Bij elk bezoek leggen onze servers wel technische gegevens vast, waaronder je IP-adres, in logbestanden tegen misbruik en storingen. Vul je een formulier in, dan komen die gegevens op onze eigen server in de Europese Unie terecht en gebruiken we ze alleen waarvoor je ze hebt achtergelaten. Chat je met Noor, onze digitale assistent, dan gaat je gesprek voor elk antwoord naar het taalmodel Claude van Anthropic in de Verenigde Staten. Hoe dat zit, lees je onder Chat met Noor.
Wanneer verwerken we persoonsgegevens?
Bij elk bezoek leggen onze servers technische gegevens vast, waaronder je IP-adres; hoe lang staat in de tabel hieronder. Verder verwerken we alleen wat je zelf invult of ons vertelt. Dat kan via:
- het contactformulier, waarmee je ons een vraag stelt;
- de Grip Test, waarmee je een indicatie krijgt van hoeveel grip je hebt op je toegang;
- de NIS2/CER-toets fysieke toegang, waarmee je per blok ziet of je je toegangsbeheer kunt aantonen;
- het formulier om een voorstel aan te vragen;
- het formulier om een demo van KEYROL AMS of DoorAtlas aan te vragen;
- het aanvragen van een whitepaper;
- een sollicitatie, eventueel met je cv als bijlage;
- het formulier waarmee je ons vraagt je sluitsysteem uit te zoeken, met een kopie van je certificaat, foto's van je sleutel of je kruisjesformulier;
- het beheerformulier, waarmee bestaande klanten wijzigingen doorgeven;
- de chat met Noor, de digitale assistent van Beheer;
- een e-mail of telefoongesprek.
Welke gegevens en waarvoor
| Wat je invult | Waarvoor we het gebruiken | Grondslag |
|---|---|---|
| Naam, organisatie, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer | Je vraag beantwoorden, je uitslag of whitepaper sturen, een voorstel maken, een demo plannen | Uitvoering van een overeenkomst of stappen daaraan voorafgaand |
| Antwoorden op de Grip Test en de berekende score | Je uitslag berekenen en toelichten | Uitvoering van een overeenkomst of stappen daaraan voorafgaand |
| Antwoorden op de NIS2/CER-toets, de sector, de uitkomst van de zelfevaluatie en de berekende uitslag | Je uitslag per blok berekenen, toelichten en als rapport toesturen | Uitvoering van een overeenkomst of stappen daaraan voorafgaand |
| Het vinkje "neem contact met me op" | Contact opnemen over je situatie | Jouw toestemming, die je altijd kunt intrekken |
| Sollicitatiegegevens | Je sollicitatie behandelen | Stappen voorafgaand aan een arbeidsovereenkomst |
| Certificaat, sleutelfoto's of kruisjesformulier die je aanlevert | Bij de fabrikant uitzoeken welk systeem je hebt en of het certificaat en patent nog lopen. De bestanden gaan rechtstreeks als bijlage naar onze mailbox en worden niet op de webserver bewaard | Uitvoering van een overeenkomst of stappen daaraan voorafgaand |
| Je cv, als je dat meestuurt | Je sollicitatie behandelen. Het bestand gaat rechtstreeks als bijlage naar onze mailbox en wordt niet op de webserver bewaard | Stappen voorafgaand aan een arbeidsovereenkomst |
| Technische gegevens bij je bezoek en je inzending (IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, browserkenmerk) | Spam en misbruik tegengaan en storingen opsporen. Bij je inzending bewaren we alleen de pagina waarop je het formulier verstuurde. Je IP-adres komt niet in de database: de server gebruikt het in zijn werkgeheugen om het aantal inzendingen per uur te begrenzen, en het staat in de logbestanden van de webserver en van de formulierendienst | Gerechtvaardigd belang: een veilige website en een werkend formulier zonder misbruik |
Hoe lang we het bewaren
| Soort gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Vraag via het contactformulier | 24 maanden |
| Grip Test of whitepaper zonder contactverzoek | 12 maanden |
| Grip Test of voorstelaanvraag met contactverzoek | 24 maanden |
| Demoaanvraag | 24 maanden |
| NIS2/CER-toets fysieke toegang | 12 maanden zonder contactverzoek, 24 maanden met contactverzoek |
| Verzoek om je sluitsysteem uit te zoeken | 24 maanden. De aangeleverde bestanden staan alleen in onze mailbox, niet op de webserver |
| Sollicitatie | 4 weken na afronding, of 12 maanden als je daar toestemming voor geeft |
| Statistieken per bezoek, met ingekort IP-adres | 13 maanden. Daarna blijven alleen opgetelde cijfers over, zoals het aantal bezoeken per pagina per maand |
| Logbestanden van de webserver, met je IP-adres | 14 dagen |
| Logbestanden van de formulierendienst, met je IP-adres | Hier is nog geen vaste termijn ingesteld. De oudste regels zijn van augustus 2026; ze gaan weg zodra de ruimte voor logbestanden vol is |
| Je IP-adres in het werkgeheugen, voor de limiet op inzendingen en op de bezoekmeting | Tot de formulierendienst opnieuw start |
Het opruimen gaat automatisch: elke nacht verwijdert de server inzendingen waarvan de termijn is verstreken. Word je klant, dan gelden vanaf dat moment de afspraken uit de overeenkomst en de wettelijke bewaartermijnen die daarbij horen.
Waar de gegevens staan
Formulierinzendingen komen op onze eigen server te staan, in een datacenter van OVHcloud in de Europese Unie. De database is niet vanaf internet bereikbaar. Voor het versturen van e-mail gebruiken we Microsoft 365. Van de gegevens maken we dagelijks een back-up die voor verzending wordt versleuteld met een sleutel die alleen KEYROL heeft.
We geven geen gegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte, met één uitzondering: de chat met Noor, hieronder. Binnen KEYROL komen inzendingen terecht bij de medewerkers die je vraag behandelen; de server wordt beheerd door twee met naam aangewezen beheerders.
Chat met Noor
Noor is de digitale assistent van Beheer, een AI-toepassing. Voor elk antwoord stuurt onze server het gesprek naar het taalmodel Claude van Anthropic, in de Verenigde Staten. Anthropic verwerkt het in onze opdracht, gebruikt het niet om modellen te trainen en verwijdert het binnen 30 dagen; alleen een gesprek dat de beveiliging van Anthropic aanmerkt als mogelijk misbruik, mag Anthropic tot twee jaar bewaren. De doorgifte is geregeld met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Je naam, e-mailadres en telefoonnummer uit het aanvraagformulier gaan niet naar Anthropic.
Op onze eigen server bewaren we een gesprek zonder aanvraag 90 dagen en een gesprek met aanvraag 24 maanden. Alles over Noor, ook wat we waarvoor bewaren, staat op Chat met Noor: zo gaan we om met je gegevens.
Websitestatistieken
We meten hoe de website wordt gebruikt met Matomo, een statistiekprogramma dat op onze eigen server draait. We zien welke pagina's worden bekeken, in welke volgorde en hoe lang, en of iemand een formulier, de Grip Test of de chat met Noor gebruikt. Matomo plaatst geen cookies en houdt geen bezoekersprofiel bij. Je IP-adres wordt ingekort voordat het wordt opgeslagen, zodat het niet meer naar jou te herleiden is. Verder slaan we het type browser en apparaat op en het land waaruit het bezoek komt. Van de inhoud van een chatgesprek komt niets in de statistieken. Er gaan geen gegevens naar andere partijen.
Beveiliging
Alle verbindingen met de website lopen versleuteld via HTTPS. De server is afgeschermd met een firewall, toegang gaat alleen met een persoonlijke sleutel, beveiligingsupdates worden automatisch geïnstalleerd en herhaalde inlogpogingen worden geblokkeerd. Back-ups zijn versleuteld. KEYROL is ISO 27001-gecertificeerd voor informatiebeveiliging.
Jouw rechten
Je mag ons vragen welke gegevens we van je hebben, ze laten corrigeren of verwijderen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken, en je gegevens in een gangbaar bestandsformaat opvragen. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd weer intrekken. Stuur je verzoek naar info@keyrol.nl; we reageren binnen vier weken. Ben je het niet eens met hoe we ermee omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Verandert er iets aan hoe we gegevens verwerken, dan passen we deze verklaring aan en veranderen we de datum bovenaan. Vragen? Bel 026 361 09 09 of mail info@keyrol.nl.