Een zorglocatie heeft veel deuren en veel verschillende mensen die er langs moeten: zorgpersoneel, bewoners, familie, externe diensten. Personeel wisselt vaak, sleutels raken kwijt, en bij een mechanisch sluitplan kost één verloren sleutel soms een dure herziening of brengt serieuze beveiligingsrisico's met zich mee. Wij geven je overzicht: wie mag waar naar binnen, wie was wanneer ergens, en je trekt toegang in zonder het hele complex om te bouwen. Mechanisch, elektronisch of een combinatie.
Het probleem
In een zorginstelling loopt veel verschillend volk in en uit. Vaste medewerkers, flexkrachten, bewoners, familie, schoonmaak, technische diensten. Iedereen heeft een sleutel of een tag, en bij personeelsverloop raakt het overzicht zoek: wie heeft nog toegang, en tot welke ruimte?
Bij mechanische sleutels wordt dat duur. Raakt er een sleutel van een hoofdsluitsysteem kwijt, dan moet je in het ergste geval het hele sluitplan herzien. En je weet vaak niet hoeveel sleutels er nog in omloop zijn, of bij wie.
Tegelijk zijn er ruimten waar je echt moet kunnen aantonen wie er binnen was: medicijnruimten, dossierarchieven, technische ruimten. Daar komt de AVG bij kijken. En je branddeuren en vluchtwegen moeten gewoon kloppen.
De oplossing
Met elektronische toegang los je het grootste deel hiervan op. Je geeft per gebruikersgroep toegang tot precies de ruimten die nodig zijn. Vertrekt een medewerker, dan trek je de toegang in, zonder een slot te vervangen. En bij ruimten met persoonsgegevens of medicijnen registreer je wie er wanneer binnen was.
Je hoeft niet alles tegelijk te vervangen. Vaak werkt een combinatie het beste: elektronische cilinders op de plekken waar je registratie en flexibele toegang wilt, mechanische sloten waar dat prima voldoet. Een elektronisch systeem dat een audit trail bijhoudt geeft je dat overzicht zonder dat je elke deur hoeft te bekabelen.
We houden ook bij welke cilinder in welke deur zit en hoeveel sleutels er in omloop zijn. Het sluitplancertificaat bewaren we, zodat alleen gemachtigde personen kunnen bijbestellen. Zo blijft je sleutelbeheer kloppen, ook na jaren personeelswissels.
Verdieping
Twijfel je tussen mechanische sleutels, elektronische toegang of een combinatie? In onze whitepaper "Navigeren in het landschap van toegangscontrole" vergelijken we de drie: de voor- en nadelen, de kosten over de hele levensduur, en een stappenplan om te kiezen. Merk-onafhankelijk, zonder verkooppraatje.
Waarom KEYROL
In KEYROL DoorAtlas klik je op een deur en zie je het systeem, de onderhoudsstaat met foto's van afwijkingen, en welke gebruikersgroep toegang heeft. In het KEYROL Access Management System (AMS) leggen we de autorisaties vast: wie is eigenaar, wie is manager, wie is gemachtigde. Bij een instelling met veel gebruikersgroepen houd je zo het overzicht, zonder losse lijsten.
KEYROL voert meerdere merken naast elkaar. Voor elk type product hebben we minstens twee opties, en we voeren nooit twee dezelfde. Zo kiezen we per ruimte wat werkt, mechanisch of elektronisch, onafhankelijk van merk.
Advies, installatie, hosting, beheer en onderhoud. Hosten wij je systeem zelf, dan draaien je software en data op onze eigen, ISO 27001-gecertificeerde servers in Nederland; bij systemen als iLOQ, EVVA AirKey en Salto KS staat de beheeromgeving in de cloud van de fabrikant. Wij blijven verantwoordelijk voor je toegang, jaar in jaar uit.
We doen de hele deur, van toegangscontrole tot sluitwerk: cilinder, beslag, slot, dranger en deurautomaat. Ook of je branddeur nog aan de eisen voldoet. Één partij voor alles wat met afsluiten te maken heeft.
We zijn niet de installateur die een systeem plaatst en daarna uit beeld verdwijnt. Voor een zorglocatie die jaren meegaat, zoek je een partij die meegaat.
Klantcase
Een zorgorganisatie in Midden-Nederland (begeleid wonen en kleinschalige groepswoningen) stond voor een harde deadline: de server van het oude toegangssysteem ging binnen enkele maanden uit. Intern speelde de vraag of alle deuren elektronisch moesten, of dat dat te duur en te complex werd.
Samen kozen we voor een hybride oplossing. De buitenschil van de gebouwen kreeg elektronische sloten die met smartphone of tag opengaan; binnen de woningen bleef eenvoudig mechanisch sluitwerk waar dat volstond. De mechanische sleutelbossen liggen in sleutelkasten met elektronische toegang, zodat alles te beheren en te registreren is en sleutels nooit het pand uit gaan. Teamleiders verlenen of trekken toegang nu zelf in, zonder externe partij.
Het resultaat: medicatiekasten zijn traceerbaar, externe leveranciers krijgen tijdelijk toegang tot precies de juiste ruimte, en niet elke deur hoefde een elektronische cilinder, wat de investering beheersbaar hield. De aanpak is daarna op meerdere zorglocaties in Midden-Nederland toegepast.
Het geeft rust dat we nu precies weten wie wanneer toegang heeft. Onze bewoners kunnen zich vrij bewegen, maar we kunnen hen ook beschermen als dat nodig is.
Cijfers
ISO 27001-gecertificeerd, met eigen servers en uitwijklocatie in Nederland. We werken voor meerdere zorginstellingen in Nederland; zie de klantcase hierboven.
Zo werken we
We komen op locatie en leggen elke deur vast in DoorAtlas: welk systeem, welke staat, hoeveel sleutels in omloop. Ook de sluiting, het beslag en de brandwerendheid. De kosten hangen af van het aantal deuren en brengen we in mindering zodra je tot een opdracht overgaat.
Uit de inventarisatie volgt een concreet advies: welk systeem past bij jouw zorglocatie, welke sloten en cilinders, en waar vervanging of onderhoud het eerst loont. We zetten ernaast wat een alternatief kost, ook over een aantal jaar.
We plaatsen de cilinders in je bestaande kasten, richten het autorisatiebeheer in per gebruikersgroep en zorgen dat alles werkt. Van sluitplan tot de laatste sleutel, uitgevoerd door onze eigen monteurs.
Daarna houden we je systeem draaiend: hosting, beheer en onderhoud, storingen vroeg gesignaleerd en verholpen, autorisaties bijgehouden. Zo ontzorgen we je van A tot Z, met één vast aanspreekpunt, jaar in jaar uit.
Verder lezen
Elektronische toegang met tag, sleutelhanger of mobiele sleutel.
Een systeem over ruim tien zorglocaties, in vier weken.
Ontwerp, uitgifte en mutatiebeheer, inclusief het certificaat.
Wie mag zien wie de deur opende, en wat de AVG daarover zegt.
Grip Test
Wil je weten waar je staat met de toegang en het sleutelbeheer op je zorglocaties? Doe de gratis Grip Test. Je krijgt een concreet beeld van je risico en wat er nodig is om grip te krijgen.
Liever even bellen? 026 361 09 09
Veelgestelde vragen
Met elektronische toegang geef je per gebruikersgroep toegang en trek je die in zodra iemand vertrekt, zonder een slot te vervangen. In KEYROL AMS zie je wie waar toegang heeft. Bij mechanische sloten houden we de sleuteltelling per groep bij.
Bij elektronische cilinders blokkeer je de betreffende sleutel of tag. Bij een mechanisch sluitplan hangt het ervan af welk niveau de sleutel opende; daarom houden we bij hoeveel sleutels in omloop zijn en bewaren we het certificaat, zodat je weet waar je staat.
Ja. Met een systeem dat een audit trail bijhoudt registreer je wie er wanneer binnen was. Dat helpt je ook bij je AVG-verantwoording voor ruimten met persoonsgegevens. Dat kan ook op een medicijnkast: een goed SKG**-slot met een halve elektronische cilinder legt vast wie de kast opende.
Nee. Vaak werkt een combinatie: elektronisch waar je registratie en flexibele toegang wilt, mechanisch waar dat voldoet. We adviseren per ruimte.
Ja. We doen de hele deur: cilinder, beslag, slot, dranger en deurautomaat, en we controleren of je branddeur aan de eisen voldoet. Één partij voor alles rond het afsluiten.
Moet je een code intoetsen om een afdelingsdeur te openen, dan geldt de afdeling als gesloten. Met rechten per persoon maak je onderscheid tussen wie wel en wie niet zelfstandig door de deur mag. Hoe dat werkt met leefcirkels, lees je in leefcirkels en de Wet zorg en dwang.
Een online deur is direct actueel en laat live zien wie binnenkomt, maar vraagt stroom en netwerk of een draadloze hub. Een offline cilinder of offline beslag werkt zonder bekabeling en krijgt nieuwe rechten via een wandlezer of de app. Een ingetrokken recht geldt daar pas zodra de informatie de deur heeft bereikt. Voor verspreide zorglocaties werkt hybride meestal het best: online op de hoofdentrees, offline op kantoren, bergingen en medicijnruimtes. In de zorg zet KEYROL vooral EVVA Xesar en Salto in. Xesar draait op de server van KEYROL, buiten het IT-netwerk van de zorginstelling.
