Sluitplannen
Ontwerp, uitgifte en mutatiebeheer, inclusief het certificaat.
Een sluitplan opstellen en beheren
Wie mag welke deur openen, hoe je dat vastlegt en waarom het na een jaar niet meer klopt. Mechanisch, elektronisch of allebei.
Sluitplan
Wat een sluitplan precies is
Een sluitplan is de afspraak, op papier en in het systeem, over wie welke deur mag openen. Je hoort ook wel sleutelplan; dat is hetzelfde. Het beschrijft welke cilinder op welke deur zit, welke sleutel op welke cilinder past, en welke sleutel meerdere deuren opent. Bij een mechanisch systeem is dat vastgelegd in de mechanica zelf; bij een elektronisch systeem in de rechten die op de sleutel of tag staan.
Klein of groot maakt voor de opzet niet uit. Een VVE met een entree, een fietsenberging en een bergingsgang heeft een sluitplan. Een zorginstelling met tien locaties ook, alleen met meer niveaus.
Opzetten
Zo bouw je er een op
1. Inventariseren. Eerst vastleggen wat er is: elke deur, elke cilinder, elk kastslot, met maat en type. Dit is het saaie deel en tegelijk het deel waar later alles op stukloopt als het ontbreekt.
2. Groepen bepalen. Niet per persoon denken maar per rol: schoonmaak, techniek, bewoners, kantoor, directie, externe partijen. Rollen veranderen minder vaak dan mensen.
3. Niveaus vaststellen. Welke sleutel opent alles, welke opent een gebouw, welke opent een ruimte. Hoe hoger het niveau, hoe zwaarder de gevolgen van verlies. Een hoofdsleutel geef je dus aan zo min mogelijk mensen.
4. Systeem kiezen. Pas hierna. Wat je nodig hebt aan flexibiliteit en bewijs bepaalt of je mechanisch, elektronisch of hybride gaat. Vaak is het antwoord: elektronisch waar toegang wisselt, mechanisch waar dat volstaat.
5. Vastleggen wie erover gaat. Wie mag sleutels aanvragen, wie tekent daarvoor. Zonder die afspraak wordt elk sluitplan binnen een jaar een schatting.
Certificaat
Het certificaat is je eigendomsbewijs
Bij een gepatenteerd mechanisch sluitsysteem hoort een certificaat. Daarmee toon je aan dat jij eigenaar bent van het sluitplan, en daarmee stuur je wie er sleutels mag bijbestellen. Staat iemand niet op het certificaat, dan komt er geen sleutel bij. Dat is precies de bedoeling. Corporaties noemen een sleutel die onder het certificaat valt vaak een certificaatsleutel.
Raak je het certificaat kwijt of is nooit vastgelegd wie bevoegd is, dan wordt bijbestellen een probleem en is de sleutelbeheersing feitelijk weg. Wij bewaren het certificaat en de bevoegdhedenlijst als onderdeel van het sluitplanbeheer.
Beheer
Waarom het na een jaar niet meer klopt
Een sluitplan is geen document maar een administratie. Er vertrekt iemand, er komt een aannemer bij, een cilinder wordt vervangen na een storing, een ruimte krijgt een andere functie. Elke mutatie die niet wordt vastgelegd, is een gat in het overzicht dat je pas ontdekt op het moment dat je het nodig hebt.
Daarom leggen we sluitplannen vast in KEYROL AMS: elk merk en type in dezelfde structuur, met uitgifte, autorisaties en mutaties erbij. Je krijgt de toegangsmatrix als export, in plaats van een Excel die je zelf moet bijhouden.
Met KEYROL DoorAtlas zetten we het kruisjesformulier ook op de plattegrond. Kies een sleutelgroep en je ziet welke deuren die opent. Zo kijken de mensen die het sluitplan inrichten en beheren naar hetzelfde beeld, en zie je een fout op de plattegrond sneller dan in een raster met duizenden vakjes.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen
Kan ik een bestaand sluitplan laten overnemen?
Ja. Ook als het niet meer klopt. We inventariseren wat er werkelijk hangt, leggen dat vast en zetten de administratie terug op orde. Dat is bijna altijd goedkoper dan opnieuw beginnen.
Kan ik mechanisch en elektronisch in een sluitplan combineren?
Ja, en dat is vaak de verstandigste opzet: elektronisch op de deuren waar toegang wisselt of waar je moet kunnen aantonen wie er was, mechanisch op de rest.
Hoeveel niveaus moet een sluitplan hebben?
Zo min mogelijk, zolang het werkt. Elk extra niveau maakt het plan flexibeler en tegelijk kwetsbaarder bij sleutelverlies. In de inventarisatie bepalen we per deur wat past.
Hoe ziet een sluitplan eruit?
Als een tabel: de sleutelgroepen in de rijen, de deuren in de kolommen, en een kruisje waar een sleutel past. Daarom heet het ook wel kruisjesformulier of sluitmatrix. Op de pagina over DoorAtlas zie je een voorbeeld, en hoe we elk kruisje op de plattegrond zetten.
Verder lezen
Dit sluit hierop aan
Sleutelbeheer
Weten hoeveel sleutels er in omloop zijn en bij wie ze liggen.
Mechanische systemen
Drie niveaus, van instap tot high-security, met certificaatbeheer.
Liever even bellen? 026 361 09 09