Sleutelbeheer en sleutelregistratie
Wat je per sleutel vastlegt, en wat je doet als er een kwijtraakt.
Sleutelbeheersysteem: welke soort past bij jouw sleutels
Een sleutelbeheersysteem regelt wie bij welke sleutel kan, en wat je daarvan achteraf terugziet. Er zijn vier soorten, en elk lost een ander deel van het probleem op. Voor organisaties met veel deuren en veel sleutels: zorg, corporaties, onderwijs, overheid en vastgoed.
Wat het is
Wat een sleutelbeheersysteem doet
Een sleutelbeheersysteem houdt bij welke sleutels er bestaan, wie ze heeft en wie ze mag uitgeven. Dat kan een registratie in software zijn, een elektronische sleutelkast aan de muur, een sleutelkluis bij de deur, of een elektronisch systeem waarin een tag of smartphone de mechanische sleutel vervangt. Elk van de vier lost een ander deel van het probleem op, en veel organisaties combineren er twee.
Wat je per sleutel vastlegt en hoe uitgifte, inname en verlies verlopen, lees je in sleutelbeheer en sleutelregistratie. Welk systeem dat werk draagt, hangt af van drie dingen: hoeveel sleutels er dagelijks van hand wisselen, waar ze gebruikt worden, en of je per deur moet kunnen aantonen wie er binnen was.
Vier soorten
De vier soorten naast elkaar
Elke soort legt iets anders vast. Dat bepaalt welke vraag je achteraf kunt beantwoorden als er een sleutel kwijt is of iemand vertrekt.
| Soort | Wat het vastlegt | Past bij | Waar het knelt |
|---|---|---|---|
| Registratie in software | Welke sleutels er zijn, aan wie ze zijn uitgegeven en wie nieuwe mag bestellen | Elk sluitplan, mechanisch en elektronisch | Klopt zolang iemand elke uitgifte en inname invoert |
| Elektronische sleutelkast | Wie welke sleutel uit de kast nam en wanneer hij terugkwam | Veel gedeelde sleutels op één locatie, zoals de sleutelbossen van een team of de technische dienst | Legt niet vast welke deur er met de sleutel openging; buiten de kast is het een gewone sleutel |
| Sleutelkluis | Niets per persoon: wie de code of de sleutel heeft, kan erbij | Toegang voor thuiszorg, onderhoud of schoonmaak als er niemand is | Een code is niet persoonlijk en wordt te weinig gewijzigd |
| Elektronische toegang | Wie welke deur opende en wanneer, met rechten per persoon en per deur | Deuren waar toegang vaak wisselt of waar je moet aantonen wie er was | Duurder in aanschaf dan mechanisch, en elke deur krijgt een elektronische cilinder of lezer |
De eerste drie houden de mechanische sleutel in stand en regelen wie hem vasthoudt. De vierde vervangt de sleutel op de deuren waar dat iets oplost.
Registratie
Registratie: het overzicht onder elk systeem
Elke organisatie met een sluitplan heeft een registratie nodig, ook met een sleutelkast of elektronische cilinders. Iemand moet weten hoeveel sleutels er per groep zijn uitgegeven, welke er kwijt zijn en wie namens de organisatie nieuwe mag bestellen. Bij veel organisaties staat dat in een Excel-bestand dat ooit is gemaakt en daarna is rondgemaild. Dat het niet meer klopt, merk je pas als er een sleutel kwijt is of een medewerker vertrekt.
We leggen dit vast in het KEYROL Access Management System (AMS). Van elke sleutel zijn status en historie bekend, elke uitgifte en inname krijgt een bon op naam, en elke wijziging is terug te zien met wie, wat en wanneer. AMS is merkonafhankelijk: mechanische cilinders en elektronische toegangspunten staan in dezelfde administratie. Je werkt er zelf niet in. De toegangsmatrix vraag je bij ons op als Excel met de actuele stand. Wie namens jou mag bestellen en wijzigen, leg je vast via een beveiligd formulier. Meer daarover op KEYROL AMS.
Sleutelkast
Elektronische sleutelkast: uitgifte op naam, op één plek
Een elektronische sleutelkast hangt aan de muur en houdt elke sleutel of sleutelbos op een eigen afgesloten plek vast. Een medewerker meldt zich met een pas of pincode en krijgt alleen de sleutels waarvoor hij bevoegd is. De kast legt vast wie welke sleutel nam en wanneer hij terugkwam. Sommige kasten werken op zichzelf, andere hangen aan een netwerk met beheersoftware.
Een sleutelkast past waar veel mensen dezelfde sleutels delen op één locatie: de dienstsleutels van een zorgteam, de sleutelbos van de technische dienst, de reservesleutels van een gebouw. Wie de sleutel het laatst had, staat in de kast, en de sleutels blijven op locatie.
De kast ziet alleen de uitname. Met welke deur iemand de sleutel daarna gebruikte, legt hij niet vast. Komt een sleutel niet terug, dan weet je wie hem had, en de cilinders die hij opent, gaan open voor wie hem nu heeft. Een kopie die tijdens de uitleen is gemaakt, ziet de kast ook niet. Daartegen helpt een sleutel die je alleen met het certificaat kunt bijbestellen.
KEYROL levert elektronische sleutelkasten. Bij een zorgorganisatie in Midden-Nederland kregen de buitendeuren elektronische toegang en bleef binnen mechanisch sluitwerk waar dat volstond. De mechanische sleutelbossen liggen daar in sleutelkasten met elektronische toegang, zodat ze te registreren zijn en het pand niet uit gaan. Die case staat op de pagina over zorg.
Sleutelkluis
Sleutelkluis: toegang als er niemand is
Een sleutelkluis hangt bij de deur en bewaart een sleutel voor wie naar binnen moet als de bewoner of gebruiker er niet is: thuiszorg, een monteur, de schoonmaak. Iedereen die de code kent, kan de kluis openen, en je ziet niet wie dat deed. Vertrekt er een medewerker, dan moet de code veranderen, en dat blijft vaak achterwege.
Kies je een sleutelkluis bij een woning, dan vraagt het Politiekeurmerk Veilig Wonen minimaal SKG-2, en een cilinder in de kluis moet cilindertrekbeveiliging hebben. KEYROL levert een eigen SKG-2-sleutelkluis voor montage op de deur of op de muur. Wanneer een kluis volstaat en wanneer elektronische toegang per persoon beter past, staat in sleutelkluis of elektronische toegang.
Elektronische toegang
Elektronische toegang: de sleutel vervangen
De vierde soort vervangt de mechanische sleutel op de deur. Een elektronische cilinder komt op de plek van de oude en opent met een tag, een digitale sleutel of een smartphone. Rechten geef je per persoon en per deur. Een verloren tag of een vertrokken medewerker trek je in zonder een cilinder te vervangen, en de cilinder legt vast wie welke deur opende en wanneer.
Het kost een elektronische cilinder of lezer per deur en is in aanschaf duurder dan mechanisch. Wisselen er vaak medewerkers, huurders of aannemers, dan verdient het zich terug. Blijft de situatie jaren gelijk, dan is mechanisch met een goede registratie voordeliger.
Hosten we het systeem zelf, zoals EVVA Xesar en Salto Space, dan draait het op een server van KEYROL. iLOQ, EVVA AirKey en Salto KS draaien in de cloud van de fabrikant. In beide gevallen beheren wij de autorisaties. De rechten zetten we in de beheersoftware van het systeem; in AMS registreren we de toegangspunten naast de mechanische cilinders. Hoe de cilinder werkt, lees je bij elektronische cilinder, hoe je een plan opbouwt bij elektronisch sluitplan.
Sluitplan en certificaat
Het sluitplan en het certificaat
Elk sleutelbeheersysteem rust op het sluitplan: de indeling in groepen, met per groep de deuren die hij opent. De beheerder overal, de schoonmaak in de algemene ruimten, een team op de eigen verdieping. Hoe minder sleutels er op een hoog niveau rondgaan, hoe kleiner de schade als er één kwijtraakt. Bij een mechanisch plan kan een verloren hoofdsleutel betekenen dat je een reeks cilinders vervangt. Hoe je die indeling maakt, staat in een sluitplan opstellen.
Het certificaat bepaalt wie er sleutels mag bijbestellen. Bestel je bij op een voorbeeldsleutel of codenummer, dan kan in beginsel iedereen die de sleutel in handen heeft er een laten maken, ook met een sleutel die even uit de kast is. Bij de WILKA Carat S4 en de EVVA 4KS loopt elke nabestelling via het certificaat, op een eigen KEYROL-profiel; wat dat betekent, lees je bij soorten sluitplannen.
Raakt het certificaat zelf kwijt, dan bestel je bij de meeste fabrikanten geen sleutels meer bij, en is het hele systeem vervangen vaak het enige alternatief. We bewaren de certificaten van onze klanten daarom in eigen beveiligde bewaring.
Kiezen
Welke soort past
Vijf vragen bepalen de keuze. Vaak komt er een combinatie uit: een registratie onder alles, elektronisch op de deuren waar toegang wisselt, en een kast voor de sleutels die op locatie blijven.
| Vraag | Is het antwoord ja |
|---|---|
| Delen veel mensen dezelfde sleutels op één locatie? | Een elektronische sleutelkast voor die sleutels |
| Moet je per deur kunnen aantonen wie er binnen was, bijvoorbeeld bij een medicijnkast of voor NIS2? | Elektronische toegang op die deuren, met een audit trail |
| Wisselen medewerkers, huurders of aannemers vaak? | Elektronische toegang, zodat je een recht intrekt in plaats van een sleutel terug te halen |
| Moet iemand naar binnen als er niemand is? | Een SKG-2-sleutelkluis, of een elektronische cilinder met een eigen sleutel per persoon als je wilt zien wie er was |
| Weet je niet hoeveel sleutels er in omloop zijn? | Eerst een registratie en een telling, dan pas een keuze voor een nieuw systeem |
Is het antwoord overal nee, dan volstaat een mechanisch sluitplan met een registratie die iemand bijhoudt.
Wat KEYROL doet
Wat we leveren en beheren
We werken merkonafhankelijk en kiezen per deur. We leveren elektronische sleutelkasten, een eigen SKG-2-sleutelkluis, mechanische sluitplannen met certificaat en elektronische systemen van iLOQ, EVVA, Salto en Medeco. Onder alles ligt de registratie in AMS. We beheren ruim 3.850 sluitplannen, en een bestaand plan nemen we over.
Wil je weten waar je staat? De Grip Test geeft in ongeveer vijf minuten een beeld van je toegang en sleutelbeheer. Voor een advies op je eigen gebouwen en sleutels: vraag een voorstel aan.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen
Wat is een sleutelbeheersysteem?
Een systeem dat vastlegt welke sleutels er zijn, wie ze heeft en wie ze mag uitgeven. Er zijn vier soorten: een registratie in software, een elektronische sleutelkast, een sleutelkluis, en elektronische toegang, waarbij een tag of smartphone de sleutel vervangt. Organisaties combineren vaak een registratie met een van de andere drie.
Hoe werkt een elektronische sleutelkast?
Elke sleutel of sleutelbos zit op een eigen afgesloten plek. Je meldt je aan met een pas of pincode, de kast geeft alleen de sleutels vrij waarvoor je bevoegd bent, en hij legt vast wie welke sleutel nam en wanneer die terugkwam. Een kast werkt op zichzelf of aan een netwerk met beheersoftware.
Wat is het verschil tussen een sleutelkast en een sleutelkluis?
Een sleutelkast geeft veel sleutels uit aan bevoegde medewerkers op één locatie en legt per persoon vast wie welke sleutel nam. Een sleutelkluis hangt bij de deur en bewaart een sleutel voor wie naar binnen moet als er niemand is; iedereen die de code kent, kan hem openen. Voor een sleutelkluis bij een woning vraagt het Politiekeurmerk Veilig Wonen minimaal SKG-2.
Registreert een sleutelkast welke deur er geopend is?
Nee. De kast legt vast wie de sleutel uitnam en wanneer hij terugkwam. Wat er tussendoor met de sleutel gebeurde, ziet hij niet. Wil je per deur weten wie er binnen was, dan heb je een elektronische cilinder of lezer op die deur nodig.
Kan ik mijn sleutelregistratie in Excel houden?
Dat kan zolang iemand elke uitgifte en inname invoert. In de praktijk loopt zo'n bestand na een paar jaar uit de pas met de sleutels die er werkelijk zijn. We zetten je bestaande registratie over in KEYROL AMS, waar elke sleutel een status en een historie heeft. De Excel blijft beschikbaar, als export met de actuele stand.
Wanneer is elektronische toegang beter dan een sleutelkast?
Als toegang vaak wisselt, als je per deur moet kunnen aantonen wie er was, of als een verloren sleutel een reeks cilinders kost. Met elektronische toegang trek je een recht in zonder een sleutel op te halen of een cilinder te vervangen. Voor sleutels die op één locatie blijven en door een vast team worden gedeeld, is een sleutelkast vaak genoeg.
Hoe voorkom ik dat sleutels worden bijgemaakt?
Kies een gecertificeerd sluitsysteem. Bij de WILKA Carat S4 en de EVVA 4KS bestelt alleen wie op het certificaat staat een sleutel bij. KEYROL levert beide op een eigen KEYROL-profiel, dat nergens anders bij te maken is. Bewaar het certificaat goed: zonder certificaat bestel je bij de meeste fabrikanten geen sleutels meer bij.
Levert KEYROL sleutelkasten en sleutelkluizen?
Ja. KEYROL levert elektronische sleutelkasten voor organisaties die veel sleutels op één plek uitgeven, en een eigen SKG-2-sleutelkluis voor montage op de deur of op de muur.
Verder lezen
Dit sluit hierop aan
Sleutelkluis of elektronische toegang
Toegang voor thuiszorg en onderhoud, en welke kluis het Politiekeurmerk vraagt.
KEYROL AMS
Sluitplannen, sleutels en uitgifte merkonafhankelijk vastgelegd.
Elektronische cilinder
Rechten per persoon en per deur, en intrekken zonder monteur.
Vraag een voorstel aan
Advies op jouw gebouwen, deuren en sleutels.
Liever even bellen? 026 361 09 09