Sleutelbeheer en sleutelregistratie

Een beheerde sleutelregistratie waarin elke sleutel een nummer en een status heeft en elke uitgifte en inname op naam staat. Leg per sleutel vast: het nummer, het sluitplan, het niveau, aan wie uitgegeven en wanneer. Per cilinder: de plek, het type en de maat. En wie bevoegd is om sleutels aan te vragen. KEYROL doet dat in KEYROL AMS, merkonafhankelijk, met mechanische en elektronische sluitplannen in één administratie. Elke wijziging is herleidbaar: wie, wat, wanneer, met de oude en de nieuwe waarde. Je Excel hoeft niet meteen weg. KEYROL neemt hem over, en je houdt een Excel als export die altijd de actuele stand toont.

Wijzigingen lopen via de personen die jij hebt aangewezen, via een beveiligd formulier zonder account. Zo blijft duidelijk wie een wijziging heeft aangevraagd en wie hem heeft goedgekeurd.

Bij een stabiele situatie een keer per jaar. Bij veel personeelsverloop of veel externe partijen vaker; dan is elektronisch met een audit trail meestal de betere oplossing.

Vijf afspraken: wie sleutels mag aanvragen, hoe uitgifte gaat (met naam, datum en een handtekening), hoe inname gaat bij vertrek, wat er gebeurt bij verlies, en hoe vaak je telt. Leg ook vast wie de lijst bijhoudt.

Een telling van alle uitgegeven sleutels tegen de registratie: wie heeft welke sleutel, en klopt dat met de lijst. Ontbreken er sleutels van een hoog niveau, dan is dat een reden om cilinders te vervangen of over te stappen op een systeem waarin je rechten intrekt.

Geef ze tijdelijke elektronische rechten: toegang tot precies de ruimtes die nodig zijn, voor de duur van de opdracht, waarna die vanzelf vervalt. Een aannemer hoeft dan ook niet langs kantoor om een sleutel op te halen. Blijft het mechanisch, leg dan elke uitgifte vast met naam, datum en handtekening, spreek vooraf af wanneer de sleutel terugkomt, en tel periodiek of de lijst klopt. Geef een aannemer geen hoofdsleutel als een sleutel van een lager niveau volstaat: hoe hoger het niveau, hoe duurder een verlies.