Vivare
Maakt de strategische keuzes en geeft door wanneer bewoners of ketenpartners een tag of sleutel nodig hebben.
Eén partner voor alle deuren van een corporatie
Vivare is een grote woningcorporatie en verhuurt woningen in Arnhem en de regio. Sinds vier jaar brengen we samen het sluitwerk en de toegangscontrole van de hele portefeuille stap voor stap op orde. Vivare bepaalt de koers, KEYROL doet de rest.
De situatie
Gegroeid over jaren, verspreid over regio's
Vivare is een corporatie met honderden complexen, ontstaan door een fusie van vijf regionale corporaties. Daarna groeide Vivare door nieuwbouw en aankopen. Elke voorganger had een eigen oplossing voor het toegangsbeheer.
Sommige sluitplannen waren oud en de certificaten waren verlopen. Cilinders raakten defect. Regiomanagers, onderhoudspartners en technische diensten liepen met grote sleutelbossen om de benodigde toegang te krijgen. Met grote regelmaat was toegang niet mogelijk en werden cilinders uitgeboord. Zo raakte het overzicht kwijt en was er geen grip meer op de toegang, en op wie welke sleutel nodig had of in bezit had.
Vivare in cijfers
Een hele portefeuille in beheer
Al jaren voorziet KEYROL Vivare van mechanische sluitplannen. Sinds vier jaar brengen we samen het sluitwerk en de toegangscontrole van de hele portefeuille op orde, in Arnhem, Velp, Rheden, Dieren, Elst, Duiven, Westervoort, Oosterbeek en Renkum.
240+complexen in de sluitplannen die we beheren
3.500+geregistreerde sleutels in de mechanische sluitplannen
50complexen met elektronische toegang
De aanpak
Eerst analyseren, dan per jaar omzetten
Er is begonnen met waar de nood hoog was en gebieden in één keer konden worden omgezet. Vorig jaar hebben we alle sluitplannen van Vivare doorgelicht. Per plan keken we naar vier dingen:
Loopt het patent op de sleutel nog?
Hoeveel sleutels zijn er in omloop?
Zijn sleutels en cilinders nog snel na te leveren?
Welke ruimtes zijn te openen met de hoofdsleutel?
Uit die analyse volgde een volgorde: welke complexen het eerst aan de beurt zijn. Op basis daarvan zetten we nu elk jaar een aantal complexen om. Nieuwbouw krijgt direct toegangscontrole volgens dezelfde opzet als de rest van de portefeuille. En waar het knelt, pakken we het meteen aan: bij een sluitplan dat te oud is, of bij een complex waar te veel sleutels rondgaan.
Per complex de juiste techniek
Elektronisch waar het loont, mechanisch waar het volstaat
De keuze verschilt per type complex. Heeft een complex een lift, dan krijgen de buitenschil, de algemene toegangen en de technische deuren elektronische toegang. Laagbouw en kleinere complexen houden mechanisch sluitwerk. Dakluiken en technische ruimtes vallen onder de toegangscontrole die wij verzorgen.
Gelijksluitend per woning, met certificaat
In een aantal projecten krijgen de woningen nu een gelijksluitende cilinderset: één sleutel voor de voordeur en de andere deuren van de woning zoals de berging. Elke woning heeft een eigen sleutelcertificaat, en sleutels zijn alleen op dat certificaat te bestellen. KEYROL beheert alle certificaten en geeft Vivare één totaalcertificaat voor het complex. Zo kan Vivare namens een huurder altijd sleutels bijbestellen. Zo kunnen er nooit sleutels ongemerkt in omloop komen.
Bijkomend voordeel: wordt een woning later verkocht, dan leveren we het certificaat van die woning los. We houden bij hoeveel sleutels er per woning in omloop zijn, zodat de uitgifte altijd aantoonbaar is.
Rolverdeling
Vivare beslist, KEYROL voert uit
Vivare heeft één aanspreekpunt en één verantwoordelijke partij voor de deur. Is er iets met een deur, dan zoekt KEYROL uit hoe het wordt opgelost. De installatie volgt elke keer hetzelfde vaste proces. KEYROL kent alle sluitplannen en de regio-indeling, zodat een nieuw plan in zijn regio past en de regiosleutels de juiste deuren blijven openen.
KEYROL
Beheert het elektronische deel met een eigen team, maakt tags en sleutels aan en legt ze klaar om op te halen. Onderhoudt alle deuren met elektronische toegangscontrole, lost storingen op en regelt alles wat aan de deur zit, van beslag tot en met een deurautomaat.
Elke twee maanden
Een strategisch overleg over toegang en deuren.
Wat het oplevert
Minder storingen, minder zoekwerk
Er is wederzijds vertrouwen, en dat merk je in het werk: elk jaar gaat het soepeler en zijn er minder storingen. Vivare hoeft niet zelf uit te zoeken welk sluitplan bij welk complex hoort of wie welke sleutel heeft.
Met KEYROL hebben wij de regie over onze toegang. Door de nauwe samenwerking wordt implementatie steeds makkelijker omdat ze precies weten wat wij willen en gaat de operatie steeds beter omdat alles dezelfde standaard krijgt.
De volgende stap
Toegang via de telefoon
Nu rollen we mobiele toegang uit. Medewerkers van Vivare en ketenpartners openen dan met een app de deuren van de complexen waar dat kan. We verwachten dat dit veel ritten naar het hoofdkantoor van Vivare scheelt, omdat niemand meer een sleutel hoeft op te halen.
Ook verwachten we dat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan het zoeken, uitgeven, innemen en opbergen van sleutels. Dat scheelt tijd en daarmee kosten.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over deze case
Hoe bepaal je welke complexen een corporatie het eerst omzet?
We lichten eerst alle sluitplannen door. Per plan wegen we of het patent op de sleutel nog loopt, hoeveel sleutels er in omloop zijn en welke ruimtes te openen zijn met de hoofdsleutel. Daaruit volgt een volgorde. Complexen met een acuut probleem, zoals een verouderd plan of te veel sleutels in omloop, gaan voor.
Wanneer kies je voor elektronische toegang in een complex?
Bij Vivare is de vuistregel: een complex met een lift krijgt elektronische toegang op de buitenschil, de algemene toegangen en de technische deuren. Laagbouw en kleinere complexen blijven mechanisch. De woningen zelf houden een mechanische cilinder.
Kan een corporatie sleutels bijbestellen voor een huurder?
Ja. Elke woning heeft een eigen sleutelcertificaat en KEYROL beheert die certificaten. Vivare krijgt één totaalcertificaat voor het complex en kan daarmee namens een huurder bijbestellen. Bij verkoop van een woning leveren we het certificaat van die woning los.
Wie beheert het elektronische systeem?
Ons team voor hosting en beheer. Vivare geeft door wie een tag of mobiele sleutel nodig heeft; wij maken die aan en houden het systeem bij.
Verder lezen
Dit sluit hierop aan
Woningcorporaties
Sluitwerk en toegang voor een hele portefeuille, van laagbouw tot complex met lift.
Gelijksluitende cilinders
Eén sleutel per woning, met certificaat en aantoonbare uitgifte.
Een sluitplan opstellen
Hoe je een sluitplan opbouwt dat jaren meegaat.
Zit je in een vergelijkbare situatie?
Honderden complexen, sluitplannen uit verschillende jaren en geen sluitend overzicht van wie welke sleutel heeft. Doe de gratis Grip Test: vijf minuten, en je weet waar je staat.
Liever even bellen? 026 361 09 09