De eigenaar
Bepaalt wie in welk pand mag en wie de deur op afstand mag openen.
Een installateur die zonder sleutel binnenkomt
De Combinatie is de vaste installateur van een vastgoedeigenaar in de regio Den Haag. Sinds de panden op Bold draaien, openen de monteurs de deur met hun telefoon. Geen sleutels meer ophalen, geen ritten meer om een sleutel van de ene bus naar de andere te brengen.
De situatie
Eén partij voor alles in een pand
De Combinatie is een installatiebedrijf dat alles doet in een pand: loodgieterswerk, verwarming, airco, luchtbehandeling, dakbedekking en bouwkundig onderhoud. Een opdrachtgever belt één partij en De Combinatie regelt de rest, van de loodgieter tot de schilder. “We slopen het open en we maken het dicht”, zegt Ruud Sauer, directeur-eigenaar.
Het bedrijf werkt met 35 mensen. Ze komen in ambassadeurswoningen, sociale huurwoningen en grote bedrijfsgebouwen. Voor deze eigenaar lopen er vast twee monteurs en een elektricien rond.
De Combinatie in cijfers
Veel monteurs, veel panden
35mensen aan het werk bij De Combinatie
1 uuromrijden en ophalen als een monteur de sleutel bij de beheerder moet halen
20 kmtussen twee monteurs die een sleutel moesten uitwisselen
Hoe het ging
Een sleutelbos in de verkeerde bus
Bij panden met een sleutelbos ligt die bos vaak in de bus van de monteur die er het laatst was. Moet een collega de volgende dag naar hetzelfde pand, dan begint het zoeken. “De ene zit in Loosduinen en de andere in Delfgauw. Daar zit twintig kilometer tussen. Dan moeten ze naar elkaar toe om die sleutels uit te wisselen. Dat is een drama. Kost geld.”
Soms ligt de sleutel bij de beheerder of de eigenaar. Dan rijdt de monteur eerst daarheen, daarna naar het pand, en na de klus weer terug om de sleutel in te leveren. Dat kost al gauw een uur aan omrijden en ophalen, voor het werk begint.
Het kost ook tijd op kantoor. De planning zoekt in het planscherm wie er het laatst was, belt die monteur en regelt de overdracht. Per gemiste sleutel zijn er twee man mee bezig, en de mensen achter de desk worden uit hun werk gehaald. Bij panden van andere opdrachtgevers werkt De Combinatie nog steeds zo.
De keuze van de eigenaar
Elke partij alleen zijn eigen deuren
De eigenaar werkte eerder met sleutelkluisjes. Daarmee kwam iedereen binnen, maar het was lastig om verschillende sleutelgroepen te maken. En dat wil je wel: de loodgieter hoeft niet in de liftruimte te komen en de schoonmaker niet op het dak.
Om daar grip op te krijgen, koos de eigenaar voor elektronische toegangscontrole. Minder reistijd en minder ritten zijn mooi meegenomen. Het grootste verschil is de veiligheid: de eigenaar weet wie waar naar binnen mag en ziet terug wie waar is geweest.
- Rechten uitgeven en intrekken per persoon en per deur, zonder sleutels te innen.
- Een deur op afstand openen voor wie geen app heeft.
- Tijdelijke toegang geven met een link via WhatsApp, bijvoorbeeld voor een eenmalige klus.
- Een historie van elke opening, met tijd en de naam van de persoon of alleen het bedrijf.
Hoe het nu werkt
De telefoon is de sleutel
De vaste monteurs hebben de Bold-app. Ze rijden van huis of van de vorige klus rechtstreeks naar het pand en openen de deur met hun telefoon. Ook een servicemonteur die 's avonds een storing oplost, komt zo binnen. Vroeger belde die eerst Ruud.
Zzp'ers krijgen geen app. Zij bellen Ruud als ze voor de deur staan, en Ruud opent de deur op afstand. Daarmee weet hij wanneer iemand begint en wanneer hij klaar is: een zzp'er belt ook bij vertrek, zodat de deur weer dicht kan. Dat recht om op afstand te openen geeft de eigenaar per persoon; niet iedereen heeft het.
De overstap
Eén knop, en de deur is open
De overstap kostte geen tijd. “Werkte gelijk. Dat is de enige app die ik heb die meteen werkte.” Ruud houdt van digitaliseren en doet dat ook in zijn eigen bedrijf, met mobiele werkbonnen en verlof aanvragen via de app. Voor de monteurs is elke nieuwe app een drempel. Bij Bold was die er niet: openen is één knop.
Rolverdeling
De eigenaar beslist, KEYROL regelt de toegang
KEYROL
Richtte het systeem in, beheert de gebruikers en de rechten, en zet nieuwe panden erbij. Een aannemer krijgt toegang tot de deuren die bij zijn werk horen, voor een vaste periode.
De Combinatie
Gebruikt de app. Ruud regelt de toegang voor zijn zzp'ers.
Wat het oplevert
Minder ritten, minder telefoontjes
Geen sleutels meer die zoekraken tussen twee bussen, en minder telefoontjes naar kantoor. De eigenaar ziet welk bedrijf of welke persoon wanneer binnen was. De monteurs beginnen hun dag op de klus, en niet bij een collega.
Dat Bold is gewoon echt perfect. Nu zeggen ze: klik, open. En meteen rechtstreeks daarheen, niet omrijden.
De volgende stap
Pand voor pand
De eigenaar zet de panden één voor één om. Het eerste pand draait nu bijna een jaar, en deze maand komen er drie panden bij. Elk pand dat erbij komt, is een pand waar De Combinatie geen sleutel meer voor hoeft te regelen.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over deze case
Hoe komt een zzp'er binnen zonder de app?
Hij belt de installateur die hem inhuurt. Die opent de deur op afstand, als de eigenaar hem dat recht heeft gegeven. Zo blijft de app bij de mensen in vaste dienst.
Ziet de eigenaar wie er binnen is geweest?
Ja. Elke opening staat in de historie, met deur en tijd. De eigenaar kiest hoeveel hij daarvan ziet: de naam van de persoon, of alleen het bedrijf waarvoor die persoon werkt. Kiest hij voor het bedrijf, dan ziet hij dat De Combinatie binnen was, maar niet welke monteur. Zo verwerkt de eigenaar minder persoonsgegevens, en dat kan voor de AVG gewenst zijn. De namen blijven bij KEYROL bewaard, zodat we bij een incident of noodgeval kunnen nagaan wie er binnen was.
Wie beheert de toegang?
KEYROL. De eigenaar geeft door wie toegang nodig heeft en tot welke panden. Wij zetten de gebruiker erin, met de juiste deuren en een einddatum.
Kan een installateur die voor meerdere eigenaren werkt, dit overal gebruiken?
Alleen bij eigenaren die Bold hebben. Bij de andere opdrachtgevers van De Combinatie werken de monteurs nog met sleutelbossen.
Verder lezen
Dit sluit hierop aan
Vastgoedbeheerders
Toegang voor eigenaren met panden verspreid over een regio.
Hosting en beheer
Wij beheren gebruikers en rechten, jij beslist wie erin mag.
Toegangscontrole
Welk systeem past bij welk pand.
Zit je in een vergelijkbare situatie?
Panden verspreid over de regio, aannemers die sleutels ophalen en terugbrengen, en geen overzicht van wie er binnen was. Doe de gratis Grip Test: vijf minuten, en je weet waar je staat.
Liever even bellen? 026 361 09 09